Newsletter schreiben: die besten Tipps für erfolgreiches Email-Marketing
Mithilfe dieser Tipps kannst du im Handumdrehen Newsletter schreiben lernen und eine echte Kundenbindung aufbauen.
Nur wenige Newsletter werden überhaupt geöffnet, der Grund dafür ist meistens das Sie entweder keine oder einfach zu wenig Aufmerksamkeit auf sich ziehen und gehen so im meist im überfüllten Postfach unter. Doch was genau weckt überhaupt Interesse und wie lassen sich Newsletter erstellen, die nicht nur geöffnet, sondern auch gelesen und geklickt werden? Diese Fragen werde ich in diesem Artikel aufklären. Damit du deine Vision in die Welt transportieren kannst.
Inhaltsverzeichnis Kontakte Organisieren
Newsletter Betreff
E-Mail-Preheader
Newsletter schreiben
Der richtige Newsletter zur richtigen Zeit
Kontakte Organisieren
Pflege einer Empfänger- oder der Kontaktliste, wo alle wichtigen Informationen über die Empfänger deiner Kampagnen erhalten sind, sind sehr wichtig. Doch wieso ist die Struktur einer Empfängerliste so essenziell im Newsletter-Marketing?
Die Geschmäcker von Menschen sind verschieden. Der eine isst lieber Fisch, der andere Fleisch, der nächste fährt gerne Bahn, der andere lieben Autos, jemand liebt Italien, jemand anderes fährt vorzugsweise nach Schweden – davon gäbe es jetzt unendlich viele Beispiele. Und trotz so unglaublich vieler verschiedener Möglichkeiten an Präferenzen trifft man immer wieder auf Menschen, die ähnliche Interessen haben wie man selbst.
Bei Newslettern (und jeder Art von Content-Marketing) geht es um die Kombination aus Inhalt und Zielgruppe. Beim Newsletter sind das: 1. der Newsletter selbst (also der Inhalt der E-Mail) sowie 2. deine Empfängerliste.
Organisiere also deine Kundendaten, wenn du erfolgreiche Newsletter erstellen möchtest:
Anmeldung erleichtern: Um erfolgreich segmentieren zu können, brauchst du zunächst eine gewisse Anzahl an Empfängern. Deswegen erleichtere die Anmeldung zu deinem Newsletter, indem du beispielsweise ein gut gestaltetes Pop-up-Fenster auf deiner Webseite einbaust – nicht zu aggressiv sein, eher auf die aufmerksam machen.
Kontakte importieren: Mit einem professionellen Newsletter Software kannst du Kontakte direkt dort importieren. Du kannst aber auch Tabellen nutzen, um alle Informationen, die du besitzt und für wichtig erachtest, dort einzutragen (E-Mail-Adresse, Geschlecht, Alter, Wohnort etc.).
Segmentieren der Empfänger: Basierend auf den zuvor eingetragenen Informationen kannst du verschiedene Kontaktlisten erstellen. Kreiere sie nach den jeweiligen Eigenschaften deiner Empfänger (Kunden, Geschäftspartner, Interessen, Alter etc.).
Filtern und personalisieren: Die besten Informationen und die optimierteste Kontaktliste bringen rein gar nichts, wenn am Ende die Kampagne an die falschen Leute versenden wird. Filtere deswegen deine Empfänger vor dem Versenden und passe Sie die Kampagne den richtigen Kontakten an. Zum Beispiel Thema Urlaub, geht dann an alle Empfänger, die bei der Newsletter Anmeldung so ein Thema angegeben haben (falls du diese Möglichkeit bei der Anmeldung bietest)
Kreieren eine schwarze Liste (Blacklisting): Falls ein Kontakt sich für eine Kampagne nicht mehr interessiert oder sich von dem Newsletter abgemeldet hat, speichern Sie diesen in der schwarzen Liste. So verhindern Sie, dass er weitere Mails erhält. Tust du das nicht, wird der Empfänger dich im schlimmsten Fall als Spam markieren. Dadurch leidet deine Senderreputation und in Zukunft wirst du gegebenenfalls vom E-Mail-Provider selbst als Spam identifiziert, selbst wenn du im Grunde keinen Spam versenden möchtest.
Abmeldung erleichtern: Es bringt keinen Vorteil, wenn deine Kontakte aus Verwirrung weiterhin den Newsletter erhalten, weil Sie nicht wissen, wie Sie sich abmelden sollen. Als Folge wirst du ebenfalls als Spam markiert oder deine Kampagnen lediglich nicht mehr geöffnet.
Nutze eine professionelle Software: Es ist Ihnen kaum möglich, all dies mit einer herkömmlichen E-Mail-Software umzusetzen. Dabei würdest du viel Zeit verlieren und kostbare Energie verschwenden. Wenn du stattdessen eine professionelle Newsletter-Software verwendest, wird eine ganze Menge Arbeit abgenommen, z.B.: automatisches Löschen von doppelten Kontakten, Korrigieren von fehlerhaften Adressen, Erkennung der Anrede.
Newsletter Betreff
Sobald dein Mailing sicher im Posteingang der Empfänger gelandet ist, kann sich nur noch die Betreffzeile zwischen deinen Abonnenten und deinem gestalteten Newsletter-Inhalt stellen. Denn es hängt in vielen Fällen vom gewählten E-Mail-Betreff ab, ob dein Empfänger den Newsletter öffnet und liest – oder nicht. In den folgenden Tipps erfährst du, worauf du genau achten solltest.
Die richtige Länge des Newsletter-Betreffs: Ideal ist es, wenn du dich auf maximal 35 Zeichen für den Betreff beschränkst. Auf diese Weise stellst du sicher, dass er auf allen Geräten – egal ob Desktop, Tablet oder Smartphone – sowie in allen E-Mail-Programmen vollständig angezeigt wird.
Ein Betreffzeile die neugierig macht: Sprache ist eine Kunst für sich und du solltest eine Geschichte erzählen, dabei ist es wichtig bei deinem Abonnenten Emotionen auszulösen, um sie dazu zu bewegen, deinen Newsletter zu öffnen, um die Fortsetzung der Geschichte zu lesen. Inhalte können sein: - Interessante Fragen stellen und Probleme lösen: Überlegen dir, welche Fragen sich dein Leser derzeit stellen könnte und greife genau diese Fragestellungen im Newsletter-Betreff auf. - Mysteriös sein: Um ein bisschen Abwechslung in die Newsletter-Betreffzeile zu bringen, kannst du auch testen, wie dein Empfänger auf einen Betreff reagiert, der keinen Hinweis auf den Inhalt gibt. - Auf die zeitliche Begrenzung hinweisen:z. B. „nur noch heute”, „jetzt noch schnell sichern” bauen den nötigen Druck auf, der Ihre Empfänger dazu bewegt, den Newsletter direkt zu öffnen. - Durch Imperative auffordern: z.B. „jetzt schnell sichern” oder „noch heute buchen” fühlen wir uns dazu aufgefordert, sofort tätig zu werden und zu handeln - Messbare Zahlen nennen: Indem du in der Betreffzeile konkrete Angaben machst, können sich deine Empfänger besser vorstellen, um was es genau im Newsletter geht und wie umfangreich und relevant die Thematik ist.
Emojis im Betreff: Mit ein bis zwei Emojis in deinem Newsletter-Betreff sorgst du für einen visuellen Anreiz im Empfänger-Postfach. Dieser lenkt das Leserauge direkt auf deinen Newsletter.
Personalisierte Newsletter-Betreffe: Wenn du eine persönliche Anrede mit Vor- bzw. Nachnamen oder auch den Wohnort deiner Empfänger in den Betreff einbaust, fühlen sich diese beim Empfang deines Newsletters direkt persönlich angesprochen.
SPAM-verdächtige Wörter in der Betreffzeile vermeiden: Dies dient dazu, das Risiko zu minimieren, sodass sie vorher nicht von Spamfiltern abgefangen werden. Aus diesem Grund solltest du folgendes im Newsletter-Betreff vermeiden: - Werbliche Begriffe wie „kostenlos”, „Gewinn”, „Geschenk” etc. - ZU VIELE GROSSBUCHSTABEN - Mehrere aufeinanderfolgende Satzzeichen wie “,”, “!”, “$”, “%”, “&”, “/”, “=”, “?”, “-”, “@”, “€” usw. - Falsche Rechtschreibung und Grammatikfehler
Das Versprechen aus dem Newsletter-Betreff halten: Eine perfekte Betreffzeile glänzt nicht nur durch eine originelle, kreative Formulierung, auffallende Emojis und eine persönliche Note, sondern auch dadurch, dass sie hält, was sie verspricht.
Den Erfolg von Betreff-Varianten vor dem Versand testen: Geschmäcker sind verschieden, teste daher am besten immer zwei verschiedene Betreff-Varianten an einem kleinen Teil deiner Abonnenten, um zu schauen, welche besser ankommt. Danach kannst du den Sieger-Betreff mit deinem Newsletter an die gesamte Empfängerliste versenden.
E-Mail-Preheader
„Preheader” bedeutet auf Deutsch so viel wie „Vor der Kopfzeile” und beschreibt im E-Mail-Marketing die Vorschau-Zeile einer E-Mail oder eines Newsletters. Beim Newsletterversand gehört zu jeder gelungenen Betreffzeile auch ein passender Preheader. Dieser wird beim Großteil der E-Mail-Provider im Posteingang direkt unter oder neben dem jeweiligen Newsletter-Betreff angezeigt.
Der Preheader zusammen mit der Betreffzeile ist der einzige Newsletter-Inhalt, den wirklich alle Abonnenten sehen. Welchen Text Sie für den Preheader wählen, entscheidet daher mit darüber, wie viele Empfänger Ihr Newsletter in den wenigen, entscheidenden Sekunden überzeugt und somit auch, wie viele Öffnungen Ihr Newsletter erzielt!
Folgende Inhalte eignen sich für Ihren Newsletter-Preheader:
Vorteile, die Ihr Newsletter bietet: Egal ob eine Gratisprobe, eine Rabatt-Aktion oder eine neue Schritt-für-Schritt-Anleitung – Nutze den Preheader, um den Mehrwert deines Newsletters zu verdeutlichen!
Fortsetzung des Betreffs: Gerade die deutsche Sprache mit ihren unendlich langen Wörtern macht Newsletter-Versendern manchmal das Leben schwer. Der Betreff des Universitäts-Newsletters „Semester-Eröffnungsveranstaltung der Uni Freiburg” kann im Preheader z. B. noch mit der Terminangabe „Am 12.10.2020 um 16 Uhr” ergänzt werden.
Abonnenten zum Öffnen des Newsletters aufrufen: Bauen ein animierendes Tätigkeitswort mit Zeitangabe in den Preheader ein – Ein Newsletter mit dem Betreff „Unser neuer Theater-Spielplan ist da!” könnte z. B. optimal mit dem Preheader-Text „Sichere dir noch heute dein vergünstigtes Ticket!” ergänzt werden.
Machen neugierig: Preheader-Texte wie „Diese finden Sie sonst nirgendwo!”, „Das wird dich umhauen!” oder „Endlich können wir das Geheimnis lüften!” bauen Spannung auf und setzen deinem Newsletter-Betreff gekonnt in Szene. Bevor deine Abonnenten vor Neugier platzen, werden sie sicher den Newsletter öffnen!
Unterthemen im Newsletter: Vor allem monatliche Newsletter fassen häufig mehrere wichtige Themen zusammen. Nutze die Betreffzeile, um das Hauptthema zu präsentieren, und den Preheader, um weitere wichtige Punkte hervorzuheben.
Was ist die richtige Länge?
Leider werden nicht überall gleich viele Zeichen des Newsletter-Preheaders angezeigt. Wie viel Ihre Abonnenten vom Preheader sehen, hängt immer davon ab, mit welchem Gerät und welchem E-Mail-Programm sie ihre E-Mails abrufen. Auch kommt es bei einigen Anbietern wie Gmail z. B. darauf an, wie lange der Newsletter-Betreff ist. Ist dieser kürzer, wird stattdessen mehr Text vom Preheader gezeigt.
Deshalb lässt sich nur schwer eine konkrete, ideale Zeichenzahl für den Preheader angeben. Auch bei der Online-Recherche haben Sie vielleicht schon festgestellt, dass einem auf jeder Website eine andere optimale Länge für den Preheader empfohlen wird.
Eine Preheader-Länge im Bereich von etwa 100 bis 130 Zeichen ist dennoch zu empfehlen. Doch nur wenn du vorher analysierst, mit welchen Endgeräten und welchen E-Mail-Programmen deine Abonnenten den Newsletter öffnen, kannst du die Preheader-Länge langfristig optimieren.
Neben der Preheader-Länge, die sich nur schwer auf eine konkrete Zahl festlegen lässt, solltest du auch beachten, dass nicht alle E-Mail-Anbieter den Preheader in der Desktop-Ansicht UND der mobilen Ansicht angeben. Loggt sich ein Abonnent z. B. in sein web.de-Postfach über die App am Smartphone ein, um Ihren Newsletter zu lesen, sieht er dort auch den definierten Preheader. Verwendet er zum Abrufen seiner E-Mails aber seinen Laptop, wird dort ausschließlich der Newsletter-Betreff angezeigt. Du solltest also unbedingt darauf achten, dass der Newsletter-Betreff auch getrennt vom Preheader verständlich ist! Sieh den Preheader also vielmehr als Zusatzzeile, in den für einige (!) Empfänger weitere relevante Infos untergebracht werden können.
Newsletter schreiben
Einen Newsletter zu schreiben, ist manchmal gar nicht so einfach! Man weiß zwar, was man seinen Lesern im Newsletter mitteilen möchte, sitzt aber trotzdem vor dem Bildschirm wie vor einem weißen Blatt Papier. Diese Tipps sollten dir helfen, den richtigen Anfang zu finden.
Mit einer knackigen Überschrift überzeugen: - Überlege, was die Hauptaussage deines Newsletters sein soll und wie du diese kurz und knackig in einer packenden Newsletter-Überschrift zusammenfassen kannst. - Die Überschrift sollte so kurz wie möglich sein. - Vermeiden Textüberschriften, die sich über mehrere Zeilen erstrecken. Stattdessen teile Sie in eine Hauptüberschrift und einer Unterüberschrift auch im Format, also die Schriftgröße.
Mit der richtigen Anrede Nähe schaffen: Bevor du die Einleitung schreibst, empfiehlt es sich, deine Empfänger individuell mit ihrem Namen zu begrüßen. Dadurch werden Sie als Unternehmen oder Marke für Ihre Leser nahbarer.
Wirrwarr vermeiden: Auf die Struktur des Newsletter-Textes kommt es an, zuerst in Stichpunkten aufzulisten, welche Infos du mit deinen Abonnenten teilen möchtest. Dann in eine geeignete Reihenfolge bringen und überlegen, welche Aspekte davon am besten in die Einleitung, Hauptteil oder Schluss deines E-Mail-Textes passen. Nutze für den richtigen Aufbau immer auch das sogenannte "AIDA-Modell" ( Marketing-Formel): - A = Attention: Mit einem ansprechenden Betreff und einem modernen Headerbild wecken Sie die Neugier Ihrer Abonnenten und erlangen so ihre Aufmerksamkeit. - I = Interest: Eine attraktive Überschrift und ein spannender Einleitungssatz wecken das Interesse Ihrer Empfänger, die jetzt noch mehr erfahren wollen. - D = Desire: Der Newsletter-Text, der alle Vorteile präsentiert und Ihren Lesern DIE Lösung für ihre Probleme aufzeigt, löst bei Ihren Interessenten den Wunsch aus, Ihr Produkt zu kaufen oder auf Ihrer Website mehr zum vorgestellten Thema zu erfahren. - A = Action: Ein auffallender und clever beschrifteter Call-to-Action animiert Ihre Leser zusätzlich dazu, auf den Button zu klicken – und schon finden sie sich auf Ihrer Website wieder!
Alle überflüssigen Füllwörter streichen: Je länger ein Newsletter-Text ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass dein Empfänger ihn komplett liest. Vermeiden beim Verfassen daher unnötige Füllwörter, die den Text nur unnötig aufbauschen und in die Länge ziehen.
Leser mit aktiven Verben zum Klick motivieren: Verzichten darauf, Verben und Adjektive in Substantive zu verwandeln und komplexe Fachbegriffe einzubauen. Setzen dagegen auf positive, aktive Tätigkeitsverben wie z. B. „steigern”, „gewinnen”, „profitieren” oder „sparen”
Mit der passenden Tonalität authentisch sein: Wenn es deinen Abonnenten Spaß macht, deinen Newsletter zu lesen, hast du einen Fuß schon in der Tür. Denn mit hoher Wahrscheinlichkeit werden sie dann auch Ihre folgenden Mailings öffnen, um zu erfahren, was du dir dieses Mal für sie ausgedacht hast.
An einem Strang ziehen und Empathie zeigen: Du solltest immer daran denken, dass du mindestens genauso auf deine Abonnenten angewiesen bist wie umgekehrt. Zeige deinen Lesern immer wieder aufs Neue, wie wichtig sie sind. z. B. durch hilfreiche Newsletter mit wichtigen Tipps, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Rezepten, Auswertungen oder kreativen Ideen. Diese bringen Ihnen als Unternehmen vielleicht auf den ersten Blick nicht viel, aber sie helfen Ihren Lesern weiter oder überraschen sie einfach nur positiv.
Fakten auf den Tisch legen: Mache vergleichenden Aussagen oder spiegel die Meinung deiner Bestandskunden wider (z. B. „Unsere Kunden sind mit unserem Produkt zufrieden”), diese solltest du immer durch echte Fakten untermauern. Z.B: ("Der Online-Handel im August 2020 hat knapp 23 % Prozent mehr Umsatz gemacht" oder "98 % der Kunden haben das Produkt weiterempfohlen). Die Nennung von konkreten Fakten hat auch für dich den klaren Vorteil, dass die Angaben überzeugender wirken und deinen Leser stärker zu einer Handlung animieren.
Mit einem auffälligen Call-to-Action zur Handlung auffordern: Ein Call-to-Action (CTA) funktioniert nur in Verbindung mit allen anderen Puzzleteilen. Erst der CTA bringt deine Abonnenten dorthin, wo du sie haben willst – sei es deine Website, eine Landingpage, deinem Shop oder deinen Blog. Der optimale Call-to-Action ist daher – im Optimalfall – ein Button mit einer klaren Handlungsaufforderung.
Text mit etwas Abstand noch einmal lesen: Lass den Text ein bisschen ruhen und widme dich erst einmal einem anderen Thema zu, um den Kopf wieder freizubekommen. Du wirst merken, dass es mit frischem Blick viel leichter fällt, dem Text den letzten Schliff zu geben und die letzten Flüchtigkeitsfehler zu bemerken und zu korrigieren.
Vier Augen sehen mehr als zwei: Vor dem Versand noch einmal von einer anderen Person Korrekturlesen lassen! Denn die andere Person ist noch nicht so im Text „drin” wie du und kann aus Sicht eines Außenstehenden beurteilen, ob der Newsletter verständlich und fehlerfrei ist sowie, ob eventuell sogar wichtige Infos fehlen.
Der richtige Newsletter zur richtigen Zeit
Im Optimalfall erreichen deine E-Mails die Abonnenten genau dann, wenn sie für gewöhnlich ihr Postfach checken und natürlich bevor deine Mail von zwanzig anderen überrollt wird. Sicher lässt sich dieser Zeitpunkt nur schwer ausmachen, jedoch gibt es Möglichkeiten, sich ihm anzunähern. B2B E-Mails (B2B = Business-to-Business) werden beispielsweise eher in der Arbeitszeit gelesen, während B2C E-Mails (B2B = Business-to-Consumer) eher am Abend und am Wochenende gecheckt werden. Darüber hinaus gibt es unzählige Studien, die ermittelt haben, wann der geeignetste Tag und die geeignetste Uhrzeit für beide Zielgruppen ist. Um genauere Informationen darüber zu bekommen, kann ich den Artikel von mailingwork.de “Die optimale Versandzeit für Ihre Newsletter” nur empfehlen.
Kurz gefasst, erreichst du langfristig die höchste Öffnungsrate, wenn du verschiedene Versandzeiten in einem Test gegeneinander testen. Auch dieser Test ist mit der richtigen Software kinderleicht umzusetzen und dabei viel erkenntnisreicher, als offizielle Durchschnittswerte in Ihrer Branche es je sein könnten.
Ich hoffe, mit dieser Zusammenfassung der wichtigsten Punkte wirst auch du bald erfolgreiche Newsletter Kampagnen schreiben, um deine Vision der Welt zu zeigen und sie dadurch mit vielen neuen Abonnenten leben zu können.
Ich wünsche dir viel Erfolg!
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